清代各衙門的公文制式,以及官員用印的各種規定
2023/09/10

清代文官行文的基本原則

清代對在京在外各衙門的文書有統一的規定,必須依制而用,即所謂的「凡官文書,上行下行平行,各別有制。」

上行,是指低品級衙門向高品級衙門行文;下行,是指上級部門向下級部門行文;平行,是指同品級衙門之間的公文來往。

例如,在京各部院行文宗人府用「咨呈」,宗人府行各部院用「咨」,這是因為宗人府的等級比各部院略高,但它們之間又不是嚴格意義上的上下級關系,故而在行文上只有略微的差別。

再如,六部行文寺、監用「札」,六部是從一品衙門,而各寺、監多為三四品,等級差別較大,故而采用正常的上級行文下級的通用格式;各寺、監行文六部用「咨呈」,從字面意思上也不難看出,這是下級向上級,或是低等級向高等級衙門匯報的意思。

比較特殊的是都察院和六科,明代時這兩個機構是單獨的,雍正時期實行科道合一,將六科并入都察院,所以六科成了都察院下屬的一個機構。

但是六科的地位向來很重要,所以行文都察院的時候不用「咨呈」而用「呈文」,呈文和咨呈差別不是太大,字里行間少了點卑謙的意思。

同理,各省督撫與六部雖然名義上也有上下級關系,但因督撫例兼兵部和都察院銜,名義上也是屬于部院「堂官」,所以督撫行六部也用「呈文」。

清代公文中,最重要的當屬官員向皇帝行文,主要分為「題」和「奏兩種形式」,具體為:

內外大小公事皆用題本,本身私事皆用奏折。如有應題而奏,應奏而題者,俱罰俸三個月。

除了題、奏不能混淆外,在具體的書寫格式上也不能出現任何錯誤,否則就要面臨嚴厲的處罰。處罰內容很多,根據《大清會典》的記載,處罰內容如下:

1、題奏事件應密封而不密,不應密封而密者,俱罰俸六個月;

2、本內錯寫銜名,或字畫有誤,或從旁添注,俱罰俸一個月;

3、題奏事件如只圖省便,將官名、地名簡稱,以及列銜列名不符體制者,俱罰俸三個月;

4、抬頭錯誤者,司官罰俸三個月,堂官罰俸一個月;繕寫潦草者,司官罰俸三個月;翻譯錯誤者,筆帖式罰俸兩個月;

5、本章被墨染或破損者,罰俸一個月;本內挖補年月者,罰俸六個月。

等等……

官員向皇帝上題本、奏本,是一件十分嚴肅的事情,從中體現出了皇權至上的原則。

按制式用印

印信象征著權力和威嚴,也是封建國家機關之間行政指揮活動的工具。清代的印信制度最為嚴格,對提高國家機構的行政效率也有重要的意義。

各衙門官印的材質、印紐、尺寸、文字、文體根據等級都有詳細的規定,具體的御史就不羅列了,之前的文章中有重點講過。

各衙門都有指定的收掌人,收掌人不得隨意將印信交于他人,他人也不得擅自收掌。

例如,各省布政司經歷、按察司經歷、鹽運司經歷、府經歷等官印悉歸經歷自行收掌,如該上司擅將經歷印信收掌自用,那麼就要受到降一級調用的處罰。

遺失印信屬于嚴重的失職行為,地方各官官印不管是在衙門里還是官員的家里存儲,只要是被竊賊盜走,那麼官員就要被革職。如果官印遺失后,能自行拿獲,那麼可以減輕處分,但最低也是降一級調用。

在京各衙署的堂印管理則更加嚴格,每月由四名司官輪流監用,用印之時也是特殊要求:

每一月專派滿、漢司官四員,按日挨次輪流監用堂印。

每日筆帖式請領堂印鑰匙,到時即開。用尋常稿件后再用題本,用畢將堂印鑰匙及印單交承筆帖式呈送。每逢監印司員屆一月期滿,先期呈堂派員更替。

明代以前,官員上任之時都要鑄造新印,清代對此有規定,前任官交接時,必須把舊印交給繼任者,非特殊情況不鑄新印。

印信時間一長,難免有字跡模糊或損壞,這時就必須更換,如果印信出現字跡模糊而官員沒有及時請換者,處罰俸六個月;新印到了之后,若沒有按時上繳舊印,處罰俸六個月。

印信必須依例使用,在京各衙門應用堂印而誤用司印,應用四印而誤用堂印,及在外各官誤用印信,俱罰俸三個月。

在外各衙門來往公文及呈報上司事件,需在正面鈐印,其有添注及接口之處,亦俱用印鈐蓋。倘有遺落者,罰俸一年。

在京在外各官用印還必須登記造冊,各級衙門中都有設有「號簿」,詳細記載官員何時用印以及用印顆數,如果發現不及時登記或登記有誤,處罰俸一年,情節嚴重者,則要降級革職。

以上只是清代官員行文以及用印的一些基本常識,實際上還有很多細節上的規定,在此就不一一細說了。